Intranätet omfattas också: DOS-lagen för interna webbplatser

När kommuner arbetar med tillgänglighet handlar det nästan alltid om den publika webben. Intranätet glöms ofta bort, trots att det är ett av de mest använda verktygen i organisationen och trots att det omfattas av samma lag. För medarbetare som använder skärmläsare, förstoring eller tangentbord är intranätet vägen till lönebesked, rutiner, nyheter och schema.

Vad lagen säger

Digg är tydlig: intranät och extranät omfattas av DOS-lagen om de har publicerats från och med 23 september 2019.

Med intranät menas ett skyddat nätverk inom en organisation, alltså en sluten krets av interna användare. Med extranät menas ett skyddat nätverk som är åtkomligt för användare utanför organisationen, till exempel samarbetspartner eller kunder. Båda kräver behörighet, som inloggning, för att komma åt.

Lagen gäller intranät som är utformade som interna informationsbaserade webbplatser. Det är just det som de flesta kommunala intranät är: nyheter, styrdokument, rutiner, kontaktuppgifter och länkar vidare till system.

Undantaget för äldre intranät

Innehåll på intranät och extranät som publicerades före 23 september 2019 är undantaget, men bara fram till dess att webbplatsen genomgår en omfattande översyn.

Normala uppdateringar räknas inte som omfattande översyn. Det gör däremot till exempel ett byte av publiceringssystem eller en total omdesign. Det betyder att undantaget försvinner i samma stund som kommunen byter intranätplattform eller gör om intranätet i grunden.

För många kommuner är det precis det som händer nu. Intranät som byggdes för tio år sedan byts ut, ofta i samband med ett byte till Sitevision, SharePoint eller en annan plattform. Då gäller lagen fullt ut för det nya intranätet, även för innehåll som flyttas över från det gamla.

Ett snabbt sätt att avgöra vad som gäller

Tre frågor räcker för att få en första bild.

1. Lanserades intranätet, eller den nuvarande versionen av det, 23 september 2019 eller senare? Då omfattas det.
2. Har det bytt publiceringssystem eller gjorts om i grunden sedan dess? Då omfattas det.
3. Är det ett äldre intranät som bara uppdaterats löpande? Då kan det omfattas av undantaget för innehåll som publicerats före 2019, men nytt innehåll bör ändå göras tillgängligt. Undantaget försvinner vid nästa större förändring.

Svaret är sällan det tredje alternativet för ett intranät som är i aktiv användning.

Vad som brukar brista på intranät

Intranät har i stort sett samma brister som publika webbplatser, men några är vanligare.

Dokument. Rutiner, blanketter, mallar och protokoll ligger ofta som PDF eller Word. Många av dem har skapats utan formatmallar och saknar struktur. För en medarbetare med skärmläsare är det skillnaden mellan att kunna följa en rutin och att behöva be om hjälp.

Nyheter från många redaktörer. Ett intranät har ofta fler redaktörer än den publika webben, med mindre utbildning. Bilder utan alternativtext, "läs mer"-länkar och rubriker som bara är fet text blir vanligare.

Inbäddade system och widgetar. Schema, lönespecifikation, kalendrar och sökfunktioner kommer ofta från andra system. De syns på intranätet men byggs och förvaltas av andra.

Mallar som aldrig testats. Intranätets mall får sällan samma granskning som den publika webbens, eftersom den inte syns utåt.

Så mäts ett intranät bakom inloggning

En automatisk mätning av en publik webbplats hämtar sidorna direkt. För ett intranät krävs att mätverktyget loggar in. Det finns några saker att klargöra innan det går.

Inloggningstyp. Formulärinloggning, till exempel Sitevisions vanliga inloggningssida, är i regel enkel att hantera med ett läskonto. Inloggning via Microsoft Entra ID eller annan gemensam inloggning (SSO) med tvåstegsverifiering är svårare och kräver oftast ett tjänstekonto som IT sätter upp.

Nätverksåtkomst. Många intranät är bara nåbara från kommunens eget nätverk eller via VPN. Då räcker inte ett lösenord, eftersom ett externt verktyg inte ens når inloggningssidan. Fråga IT tidigt om intranätet går att nå utifrån.

Behörighet. Mät med ett konto som ser det en vanlig medarbetare ser, med läsrättigheter och ingenting mer. Det ger både en rättvisande bild och minsta möjliga risk.

Urval. Välj sidor som representerar intranätets viktigaste delar: startsida, nyhetsartikel, sök, personalhandbok, en sida med dokumentlista och ingångar till de vanligaste systemen.

Redogörelse för intranätet

Intranätet behöver en egen tillgänglighetsredogörelse, på samma sätt som varje annan webbplats som omfattas. Det vanliga är att den ligger på intranätet, länkad från sidfoten. Eftersom redogörelsen också ska kunna läsas av den som inte kommer in, publicerar många kommuner även en version eller en länk på den publika webbplatsen.

När ni upphandlar nytt intranät

Om ett nytt intranät är på väg är det rätt tillfälle att få tillgängligheten på plats från början. Några krav att ha med:

• att leveransen ska uppfylla EN 301 549, i dag WCAG 2.1 nivå AA, och gärna WCAG 2.2 med tanke på att standarden uppdaterats
• att leverantören visar hur tillgängligheten testats, inte bara intygar den
• att mallar och komponenter ska vara testade med tangentbord och skärmläsare före leverans
• att kommunen får mäta intranätet med ett eget verktyg, via läskonto
• att eventuella brister efter leverans åtgärdas inom avtalet

Planera också flytten av innehåll. Det är ett bra tillfälle att rensa bort gamla dokument i stället för att flytta över dem.

Sammanfattning

Intranätet omfattas av DOS-lagen på samma villkor som den publika webben, om det publicerats efter 23 september 2019 eller genomgått en omfattande översyn. Ett plattformsbyte tar bort undantaget för äldre innehåll. Mätningen kräver ett läskonto och att intranätet går att nå, och det lönar sig att reda ut båda med IT innan arbetet börjar.

Allmenta kan mäta intranät med formulärinloggning via ett läskonto, med samma rapport och kodförslag som för den publika webben.