PDF:er och DOS-lagen: vad som gäller och hur ni prioriterar

Dokument är den del av tillgänglighetsarbetet som många kommuner skjuter framför sig. Det är begripligt. En kommunwebb kan ha tusentals PDF:er, från protokoll och taxor till blanketter och broschyrer, och de kommer från hela organisationen. Men dokument omfattas av DOS-lagen på samma sätt som webbsidor, och de är ofta det första en invånare möter i ett ärende.

Vilka dokument som omfattas

DOS-lagen gäller dokument som publicerats på webbplatsen från och med 23 september 2018. Dokument som publicerats före det datumet är undantagna, med ett viktigt förbehåll: undantaget gäller inte dokument som behövs för att genomföra aktiva administrativa förfaranden. En blankett från 2016 som fortfarande används för att söka bygglov omfattas alltså.

Samma krav gäller oavsett format. PDF är vanligast, men Word-, Excel- och PowerPoint-filer som publiceras på webben omfattas också.

Vad som gör en PDF tillgänglig

En PDF kan se helt korrekt ut på skärmen och ändå vara omöjlig att använda med en skärmläsare. Det som avgör är den struktur som finns i filen, inte utseendet. De viktigaste delarna är:

Taggar. En taggad PDF innehåller information om vad som är rubrik, stycke, lista, tabell och bild. Utan taggar läser skärmläsaren upp texten som en enda lång sträng, ofta i fel ordning. Otaggade dokument är det vanligaste felet.

Dokumenttitel. Filen ska ha en titel som visas i stället för filnamnet. "Taxa för bygglov 2026" säger mer än "taxa_final_v3.pdf".

Språk. Dokumentets språk ska vara angivet, så att skärmläsaren använder rätt uttal.

Läsordning. Innehållet ska läsas upp i den ordning det är tänkt att läsas, även när sidan har spalter, faktarutor eller sidhuvuden.

Alternativtext på bilder. Bilder som bär information ska ha en beskrivande text. Rent dekorativa bilder ska markeras som dekoration.

Tabeller med rubrikceller. Skärmläsaren behöver veta vilka celler som är rubriker för att kunna läsa upp en tabell begripligt.

Riktig text, inte bild. En inskannad sida är en bild av text. Den kan inte läsas av en skärmläsare alls, och den går inte att förstora utan att bli suddig. Inskannade dokument är det allvarligaste felet, eftersom innehållet helt saknas för den som inte ser.

Kontrast och färg. Samma krav på kontrast gäller i dokument som på webben, och information får inte förmedlas enbart med färg.

Den internationella standarden för tillgängliga PDF:er heter PDF/UA. Den som följer den har i regel också uppfyllt de tekniska kraven i WCAG för dokumentet.

Rätta i källan, inte i PDF:en

Den vanligaste orsaken till otillgängliga PDF:er är att dokumentet skapades utan struktur från början. Att rätta i efterhand i ett PDF-verktyg är möjligt men tidskrävande, och rättningen försvinner nästa gång dokumentet exporteras på nytt.

Det som ger mest är därför att rätta i källan:

1. Använd formatmallar i Word. Rubrik 1, Rubrik 2 och så vidare, i stället för fet och större text. Det är formatmallarna som blir taggar i PDF:en.
2. Använd riktiga listor och tabeller, inte tabbar och mellanslag.
3. Skriv alternativtext på bilder direkt i Word.
4. Ange titel och språk under dokumentets egenskaper.
5. Exportera rätt. Välj att spara som PDF med dokumentstruktur och taggar. Utskrift till PDF tar bort strukturen.
6. Kontrollera. Word har en inbyggd tillgänglighetskontroll. För själva PDF:en finns gratisverktyg som PAC och veraPDF.

En kommungemensam dokumentmall med rätt formatmallar, färger och typsnitt löser en stor del av problemet för alla dokument som skapas framåt.

Prioritera när det finns hundratals filer

De flesta kommuner kan inte rätta alla dokument på en gång. En rimlig ordning:

1. Blanketter och dokument som behövs i ett ärende. Här är undantaget för äldre dokument inte tillämpligt, och det är här en invånare faktiskt blir stoppad.

2. Dokument som länkas från de mest besökta sidorna. Taxor, avgifter, öppettider, information om skolval och liknande.

3. Nya dokument. Se till att allt som publiceras från och med nu är tillgängligt. Annars växer högen snabbare än den krymper.

4. Äldre dokument som inte längre behövs. Ta bort dem. Många kommunwebbar har dokument som ingen har öppnat på flera år. Varje fil som avpubliceras är en fil mindre att rätta.

5. Resten. Rätta i den takt resurserna tillåter, och redovisa i tillgänglighetsredogörelsen vilka dokument som inte är tillgängliga och hur man kan få innehållet i annan form.

Överväg HTML i stället

Mycket av det som publiceras som PDF skulle fungera bättre som en vanlig webbsida. En webbsida är enklare att hålla tillgänglig, fungerar bättre på mobilen och går att hitta via sök. Information som ska läsas på skärmen, som nyheter, beskrivningar av verksamheter och kortare informationsblad, gör sig nästan alltid bättre i HTML. PDF passar bäst för dokument som ska skrivas ut, arkiveras eller behålla ett exakt utseende.

Protokoll och handlingar från nämnder

Protokoll och kallelser är en särskild utmaning, eftersom de ofta skapas i ärendehanteringssystem och publiceras automatiskt. Här ligger lösningen oftast hos systemleverantören: exporten behöver ge taggade PDF:er med titel och språk. Ställ det som krav vid nästa upphandling eller uppgradering, och fråga leverantören vad som går att ställa in redan i dag.

Redovisa i redogörelsen

Dokument som inte är tillgängliga ska finnas med i tillgänglighetsredogörelsen. Det räcker inte att skriva att "vissa PDF:er kan vara otillgängliga". Beskriv vilka typer av dokument det gäller, vilka brister de har och hur en besökare kan begära innehållet i tillgänglig form.

Sammanfattning

Dokument omfattas av DOS-lagen på samma sätt som webbsidor. De vanligaste felen är att taggar, titel och språk saknas, och det allvarligaste är inskannade sidor. Det mesta går att förebygga med en bra dokumentmall och rätt exportinställning. För det som redan är publicerat: börja med blanketterna, ta bort det som inte behövs och redovisa resten.

Allmentas dokumentkontroll går igenom de PDF:er som länkas från webbplatsen och visar vilka som saknar taggar, titel eller språk och vilka som är inskannade.